Scrierea unui email in engleza – Ghid si exemplu

Scrierea unui email in engleza este una dintre cele mai banale activitati in viata corporatista. In timp ce unele companii au integrate sisteme de comunicare interna precum Slack, comunicarea cu alte companii se face preponderent prin email. Din acest motiv, este imperios necesar sa inveti cum se scrie un email in engleza corect si relevant.

Cel mai probabil tocmai ce te-ai angajat. Ai avut un CV in engleza extraordinar si ai trecut de interviul in engleza. Acum, managerul tau ti-a dat ca task sa ii trimiti unui client un document si sa ii ceri cateva informatii. Totusi, nu ai mai comunicat cu acest client si nici nu ai mai scris un email in engleza.

Un email in engleza poate fi scris in cateva secunde, sau, daca nu iti gasesti cuvintele, poate sa dureze si cateva zeci de minute. Important este totusi sa fi cat mai concis si relevant. Nu-ti face griji, te ajutam noi sa inveti cum se scrie un email corect.

Incepe cu un salut

In principal, fiecare email in engleza incepe cu o formula de adresa si numele persoane cu care vorbesti.

• Dear Andrew, – Draga Andrei,
• Hi Maria, – Buna Maria,
• Good evening Mister Marinescu, – Buna seara Domnule Marinescu,

S-ar putea sa iti displaca idea de a utiliza „Dear”, mai ales daca nu cunosti persoana respectiva. Nu iti face griji, este o expresie in engleza foarte des utilizata in engleza. Era foarte utilizata in scrierea de scrisori in engleza si a ramas si in era digitala.

Daca nu iti placa aceasta formulare, un simplu „Hi” sau „Hey” este mai mult decat suficient in colaborarea cu majoritatea clientilor. Totusi, daca ii vei scrie unui director sau unei persoane mult mai in varsta decat tine, recomandam sa folosesti un salut mai formal precum „Good evening”. Iti arati astfel respectul fata de interlocutor si nu il iei la „per tu”.

Nu utiliza „Dear Madam” (Draga Doamna) sau „Dear Sir” (Draga Domnule).

Acesta formulare este impersonala si este deseori evitata. Singurul caz in care poti sa folosesti o formulare impersonala in scrierea unui email in engleza este atunci cand nu cunosti numele interlocutorilor. Un prim exemplu este cand trimiti un email unei companii pentru a cere o oferta si nu cunosti numele persoanei pe care o contactezi. Caz in care, poti incepe cu:

Dear Sir or Madam, – Draga Domnule sau Doamna

Scopul si durata vizitei!

In general, un email in engleza este folosit pentru relatii de business. Nu trebuie sa te invarti in jurul cozii sau sa iti pierzi prea mult timpul. Si mai ales, nu trebuie sa pierzi timpul interlocutorului.

Prezinta-te pe scurt si mentioneaza motivul pentru care ai scris acest email in engleza. Cateva exemple mai jos.

My name is Robert and I run a local SEO agency. I’ve been looking for interior design blogs like yours in order to help my client, a local furniture factory. We are interested in showcasing my client’s products on your blog through a paid advert. Could you give us a price or offer?

Numele meu este Robert si detin o agentie de SEO. Sunt in cautarea unor bloguri de design interior precum al dumneavoastra pentru a-mi ajuta clientul, o fabrica locala de mobila. Suntem interesati sa promovam produsele clientului meu pe blogul dumneavoastra printr-un advertorial. Ne puteti da un pret sau o oferta?

My name is Andreea, I’m a student writing a paper on the relation between burnout and broken relationships. I’d like to talk with a psychologist from your company and ask some questions for my paper.

Numele meu este Andreea. Sunt o studenta si scriu o lucrare despre relatia dintre Burnout si relatiile stricate. Mi-ar fi de ajutor sa vorbesc cu un psiholog din cadrul companiei dumneavoastra si sa pun cateva intrebari pentru lucrarea mea.

Raspunzi la un email in engleza?

In cazul in care ai primit un email si trebuie sa raspunzi la el, formularea este ceva mai diferita.

Citeste foarte bine email-ul primit. Trebuie sa intelegi motivul pentru care acea persoana ti-a scris. In cazul in care este prima oara cand discuti cu acea persoana, poti sa ii multumesti pentru interes, urmand ca apoi sa ii oferi un raspuns legat de nevoile sale.

I’m really happy to see young students interested in our company. We’d love to help you out with your paper. I’ll talk to one of my psychologists and he’ll email you back. You can send him the questions directly. 

Ma bucur foarte mult sa vad tineri studenti interesati de compania noastra. Ne-ar face placere sa te ajutam cu lucrarea ta. O sa vorbesc cu unul dintre psihologi si o sa te contacteze el. Ii poti trimite intrebarile direct lui.

Thank you for your email Andrew. From what I can see, you are interested in our new product, the black leather watch. Sadly, our stock is empty right now. We’ll get a new stock next month. Do you want me to email you back when we get the new stock? 

Multumesc pentru email Andrew. Din cate pot observa, esti interesat de noul nostru produs, ceasul cu piele neagra. Din pacate, nu il mai avem in stoc. O sa primim un stoc nou luna viitoare. Vrei sa te anuntam prin email atunci cand il primim?

Un email in engleza trebuie sa fie scurt.

Un email de business in engleza trebuie sa fie cat mai scurt si la obiect. Respecta timpul interlocutorului tau. Daca email-ul este prea lung, acesta o sa il citeasca probabil pe sarite.

Daca trebuie sa ai o discutie indelungata, asigura-te ca structurezi email-ul cat mai eficient. Poti sa folosesti liste de buline sau numere.

Hi John, These are the 4 steps you need to apply for a job: 

1. Search our website for the position you need and make sure you fit the position. 
2. Write a cover letter explaining why  whe should chose you
3. Make sure your resume is updated with the latest information
4. Send us your resume and cover letter with an email title that contains your desired position

We’ll email you back for an interview if you qualify.

Buna John, trebuie sa urmezi 4 pasi pentru a putea aplica la job:

• Verifica site-ul nostru pentru pozitia pe care o doresti si asigura-te ca esti calificat pentru aceasta
• Scrie o scrisoare de intentie prin care sa ne explici de ce sa te alegem
• Asigura-te ca CV-ul tau este actualizat cu cele mai noi informatii
• Trimite-ne scrisoarea si CV-ul intr-un email in engleza cu pozitia pe care o doresti in titlu.

Scrie o concluzie pentru email

Orice email trebuie sa aibe o incheiere sau o concluzie. Poti utiliza:

• o fraza care sa mentioneze interlocutorului ce astepti de la el.
• o multumire

Chiar daca inchei email-ul, nu inseamna ca discutia s-a terminat. Pur si simplu astepti raspunsul interlocutorului. Asa ca, asigura-te ca ii mentionezi acestuia ca astepti un raspuns.

Please send me an offer that I can look over. 

Te rog sa imi trimiti o oferta peste care sa ma pot uita.

Thank you for your help, looking forward into chatting with you again in the future. 

Multumesc pentru ajutor, astept cu nerabdare sa mai discutam pe viitor.

Adauga o incheiere

Sunt foarte multe metode prin care poti sa inchei un email. Totusi, de cele mai multe ori este bine sa ramai profesionist. In timp ce foarte multi folosesc des utilizatul „Cheers”, iti recomandam sa folosesti una dintre urmatoarele:

• Sincerely, – Cu sinceritate
• Yours truly, – Al dumneavoastra
• Thanks again, – Multumesc din nou
• Appreciatively, – Cu apreciere
• Best regards, – Toate cele bune
• Respectfully, – Cu respect

Citeste mailul in engleza de 2 ori!

Nici nu vreau sa mentionez de cate ori am scris un email care avea o greseala. Nu e pentru ca nu stiu sa scriu acel cuvant, doar ca am fost neatent sau grabit. Daca ai prea multe greseli intr-un email, vei face o impresie proasta in fata interlocutoruluil. Asa ca, asigura-te ca recistesti fiecare email inainte sa il trimiti.

Asigura-te ca te-ai prezentat, ai fost concis si respectuos si ca interlocutorul intelege exact ce vrei sa ii transmiti, fara sa lasi loc de interpretari.

Sfaturi de final

Adauga o semnatura digitala

Asigura-te ca interlocutorul poate sa te contacteze si prin alte metode pe langa email. O semnatura digitala intr-un email in engleza este cea mai buna metoda pentru a-i arata interlocutorului site-ul tau, numarul de telefon si alte date relevante.

Poti face o semnatura foarte faina utilizand un tool gratuit de la Hubspot. Tot ce trebuie sa faci este sa iti adaugi datele si o poza si sa copiezi informatiile in sectiunea de semnatura a email-ului tau.

Asigura-te ca ai un email profesionist

Daca incerci sa vinzi un produs cuiva si ai un email de tipul „skumpik_23@gmail.com”, acea persoana il va sterge fara sa se uite macar peste el. Numele tau este foarte important, asa ca integreaza-l in adresa de email. Acest lucru te ajuta si sa eviti zona de spam.

In cazul in care esti un agent de vanzari sau un antreprenor, iti recomand sa folosesti un email de business de tip: nume.prenume@siteultau.ro

Daca folosesti gmail sau yahoo in business, foarte multi vor considera ca:

• fie nu le ai cu tehnologia
• fie ca nu iti permiti un site si o adresa de mail profi

Exemplu de email in engleza

” Dear Andrew, 

My name is Eduard and I’ve got your email from Raluca Dorofte. She mentioned that you are in need of a Graphic Designer. I’ve been creating art and digital design for over 3 years now and I think we could work together. Raluca already gave me some insight about your business. 

You can check my portfolio on Behance. You have the link in my signature. 

Looking forward to hearing from you. 

Have a great day and thank you for your time. „

„Draga Andrew,

Numele meu este Eduard si am email-ul tau de la Raluca Dorofte. A mentionat ca ai nevoie de un Designer grafic. Creez arta si design digital de peste 3 ani si cred ca am putea colabora. Raluca mi-a dat deja cateva detalii despre business-ul tau.

Poti sa arunci un ochi peste portofoliul meu pe Behance. Ai un link in semnatura.

Astept cu interes un raspuns din partea ta.

Sper sa ai o zi cat mai buna si multumesc pentru timpul acordat. ”

Si, ca sa incheiem si noi asemenea unui email in engleza. Multumim ca ne-ai citit si speram ca ti-am fost de folos.

Daca vrei sa inveti si mai multe lucruri in engleza, poti mereu sa revizitezi blogul nostru sau chiar sa ne contactezi pentru cursuri in engleza.